Dijital Projelerde İşbirliğini Geliştirmenin 5 Yolu

Dijital Projelerde İşbirliğini Geliştirmenin 5 Yolu

Bu yazıda, daha iyi müşteri işbirlikleri için her projede kullandığımız beş iletişim sürecini ele alıyoruz.

Mightybytes, 1998’den bu yana yaklaşık olmuştur ve o zamanlar, dijital projelerin yönetimi hakkında bir iki şey öğrendik. Web siteleri, uygulamalar ve diğer dijital ürünler oluşturmak karmaşıklaşabilir, birçok insan ve teknik karmaşıklık söz konusudur, ancak açık iletişim işleri çok daha kolay hale getirir ve son dakika sürprizleri için şansı azaltır. Başarımızın temel taşlarından biri, müşterilerimizle birlikte güven ve şeffaflık geliştirirken ekibimizi takip eden iletişim süreçleri oluşturmaktır.

1. Planlama Aşamasında İletişim

İster yeni bir web sitesi yaratıyor olun, ister dijital pazarlama hizmetini başlatıyor olun, herhangi bir dijital projenin ilk adımı keşif ve planlamayı içerir.. Bu süre zarfında, proje yöneticileri, başarılı bir eylem planı oluşturmak için iç tasarımcılar ve geliştiricilerle birlikte müşteri ile paydaşlarıyla iletişim kurmaya güvenirler. Bu aşamada, projeye dahil olacak herkesin planlamaya dahil olması önemlidir. Atölyelerdeki müşterilerle işbirliğinin tartışmaların ve daha hızlı karar vermenin kolaylaştırılmasına yardımcı olduğunu bulduk. Son teslim tarihlerinden, öncelikler, hedefler ve nihai kapsamdan her şey tartışılmalı, belgelenmeli ve imzalıdır. Bu girdiyi ve tüm proje katılımcılarından onay alarak, herkesin proje planını anladığından ve ihtiyaçlarının dikkate alındığından emin oluruz.

Proje planının belgelenmesi iletişim sürecinin önemli bir parçasıdır. Bu dokümantasyon, sürecin her aşamasında faydalı bir referans işlevi görür ve gelecekteki konuşmaların yolunda kalmasına yardımcı olur. Bir projeyi nasıl belgelememiz gerçekten proje gereksinimlerinin ne olduğuna ve müşterinin nasıl iletişim kurmayı sevdiğine bağlıdır. Basit bir elektronik tablo veya karmaşık 20 sayfalık bir çalışma bildirimi olabilir. Bir planın nasıl sunulduğundaki bu esneklik, bu belgeyi kullanacak ekibin gereksinimlerini karşılarken gereksiz zaman ve maliyeti de azaltır.

2. Düzenli İletişim

Bir müşteri ile ilişki kurmak açık iletişim ve dürüstlük gerektirir . Proje yöneticilerimiz müşterileriyle, proje ve müşterinin ihtiyaçları için en iyi şekilde çalışır. Bu, müşteri iletişimine kimlerin dahil edilmesi gerektiğini ve onlar için hangi iletişim yöntemlerinin işe yarayacağını bulmamız anlamına geliyor. Yaygın yaklaşımlar yüz yüze görüşmeler, telefon görüşmeleri, e-posta ve müşterinin kullandığı 3. taraf yazılımlarına yorum yapmayı içerir (örneğin: Basecamp veya Zeplin). Bu temel bilgiler belirlendikten sonra, proje iletişim sürecimiz tipik olarak şunları içerir:

  • Planlanmış durum güncellemeleri: Projenin uzunluğuna ve müşterilerimizin uygunluğuna bağlı olarak, bunlar haftalık, iki haftada bir veya aylık olabilir. Bu güncellemeler, projenin nasıl ilerlediğinin bir özetini ve sonraki adımlarımızı içerir.

  • Bütçe raporları: Proje bütçelerini çok ciddiye alıyoruz ve müşterilerimizin paralarının nasıl ve ne zaman kullanıldıklarını bilmelerini istiyoruz. Proje yöneticilerimiz, ne kadar bütçenin harcandığını, ne zaman harcandığını ve harcanan faaliyetleri içeren düzenli bütçe raporları yayınlar. Raporlarda ne olduğu ve bu raporların ne sıklıkla gönderileceğine müşteri ve proje yöneticisi tarafından karar verilir.

  • Planlanmamış iletişim: Zamanlanmış güncellemeler arasında bir şey olursa, proje yöneticilerimiz müşteriyi güncellemeye devam etmez. Genellikle bir e-posta veya telefon görüşmesi bir sorunu hızla çözebilir ve bunlar sürecimizin önemli bir parçası haline geldi. Müşterilerle günlük olarak iletişimde olmak, onları güncel tutmak veya üzerinde çalıştığımız bir şeyle ilgili girdilerini almak alışılmadık bir durum değil. Planlanmamış tartışmalara katılma isteği, bize hızlı bir şekilde dönme ve projeleri programda tutma esnekliği veriyor. 

Mightybytes ekibi üyeleri ayağa kalktı

Günlük stand-up’ımız

Düzenli iletişim sadece müşteri ilişkileri için önemli değil, aynı zamanda iç ekiplerimiz için de önemlidir. Proje yöneticileri, tasarımcılar ve geliştiricilerin bir projeyi izleyebilmeleri için düzenli olarak iletişim kurmaları gerekir. Bu yüzden her sabah ve öğleden sonra gündüz etkinliklerini tartışmak ve ekip üyelerinin görevlerinde ilerlemelerini engellemek için herhangi bir stand-up toplantısı yapıyoruz.

3. Aynı Dili Konuş

Dijital projeler teknik altyapıya sahip olmayan müşterileri korkutuyor olabilir, bu nedenle müşterilerimizin teknik dilde ne kadar usta olduklarını öğrenerek başlıyoruz. Olmazlarsa, onu kullanmayız. Ayrıca hem içeride hem de müşterilerimizde işlevselliği ve süreçleri ayrıntılı olarak açıklamaya gayret ediyoruz, bu nedenle herkes aynı sayfada ve varsayımda bulunulmasına gerek yok.

İç dili olan sadece biz değiliz, sıklıkla müşterilerimiz kendi iç terminolojisine veya öğrenmemiz gereken kısaltmalara sahip olacaklar. Bu tartışmalar keşif aşamamıza dahil edilmiştir. Müşterimizin iç dilini anlayabildiğimizde, onlarla olan konuşmalarımız daha odaklı ve hassas olabilir, bu da katılan herkes için daha iyi sonuçlar doğurabilir.

4. Tasarımların, Prototiplerin ve Yapıların Sunulması

Dijital projeler genellikle müşterilere tel kafes, prototip, tasarım veya yapı sunmayı içerir. Bu süreç, etkili bir şekilde iletişim kurmak için çok çalışmayı gerektirir. İdeal olarak, çalışmayı müşterilere yüz yüze ya da bir video görüşmesi üzerinden müşterilere sunmadan önce dosyaları gizlice göndermek yerine sunmak isteriz. Bu mümkün değilse, dosyalarımızı da gönderdiğimiz bir gözden geçirme işlemi yaparak kendimizi kaydetmeyi severiz.

Ayrıca, tel kafeslerde ve tasarımlarda belirtilen tüm özellik ve işlevlerin davranış ve içerik yönergeleriyle birlikte açıklamalı olduğundan emin oluruz. Bu notlar müşterilerimizin ve geliştiricilerin referans alması için önemlidir, çünkü bileşenlerin nasıl çalışacağını ve içeriğin nasıl yazılması gerektiğini açıklamaya yardımcı olurlar. Tasarımcılarımız ayrıca çoklu cihaz düzenleri, vurgulu durumları, doğrulama metni ve diğer detayları da içeriyor, böylece müşterilerimiz makette mutlaka görünmeyenleri anlayabiliyor ve onaylayabiliyorlar. Geliştiricilerimiz de bu bilgiyi yapı sırasında varsayımlarını azaltan kullanır.

Müşterilerimizi bu aşamalarda bize geri bildirim sağlamaları konusunda teşvik ediyoruz ve iletişim geri bildirim sürecinin merkezinde yer alıyor. Ekibimiz, sunduklarımız hakkındaki düşüncelerini almak ve bizim için hangi güncellemeleri yapmamızı istediklerini anlamak için müşterilerle yakın işbirliği içinde çalışır. Bu sürecin sonunda müşteriden imzayı istiyoruz, bu nedenle herkes neyin onaylandığını ve nasıl ilerlediğimizi açıkça ortaya koyuyor.

Mightybytes CEO'su Tim Frick müşterileri ile bir projeyi tartışıyor

Mightybytes CEO’su Tim Frick müşterileri ile bir projeyi tartışıyor

5. Pivotlar için Plan

Dijital projeler , müşteri önceliklerini, beklenmedik teknik sorunları veya sayısız başka olasılıkları değiştirmeleri nedeniyle ilerledikçe değişmektedir . Bir proje boyunca güçlü iletişim, bu şansı azaltabilirken, her zaman önleyemez. Bu yüzden iletişim sürecimiz bu değişimlere de uyum sağlıyor.

Planlama sürecimizin bir parçası olarak, öncelikleri yeniden doğruladığımız ve ihtiyaç duyulan düzeltmelere izin verdiğimiz kilometre taşlarını dahil ediyoruz. Sürecin içinde durup karar verdiğimiz ya da henüz tanımlanmamış detayları kesinleştirdiğimiz noktalar da var. Bu, müşterilerle olan düzenli iletişimimizle birlikte, projeyi devam ettirmek için ihtiyaç duyduğumuz esnekliği sağlıyor. Bütçeyi, zaman çizelgesini veya kapsamı etkileyebilecek bir değişiklik meydana geldiğinde, müşteriye en baştan bilgilendirerek karar vermelerini sağlar.

Daha İyi Dijital Projeler

İletişime erken ve sıklıkla odaklanmak, projeleri kolaylaştırmamıza ve harika müşteri deneyimleri oluşturmamıza yardımcı oldu . Bu yaklaşımlar, bütçe ve son tarihler hakkında garip ve beklenmedik sohbetlerden kaçınmamıza yardımcı oldu ve hem şirket içinde hem de müşterilerimizdeki hayal kırıklığını azalttı. Diğer kurumlar iletişimin gerçekleşeceğini varsayarken, iletişim standartlarımızı geliştirmek ve şeffaflığı artırmak için aktif olarak çaba sarfediyoruz ve bunu yapmanın faydalarını gördük.  

Leave A Comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir